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当阳市公路管理段文书处理制度
发布者:                      来源:            点击率:次             更新日期:2014-12-16 09:44

 

 

 


    当路办〔2007〕72号

    当阳市公路管理段
    关于印发《文书处理制度》的通知

 各公司、站、机关各股室:
    为了进一步规范市段文书处理工作,根据国家公文处理工作的有关规定,并结合我段实际,特拟定了《当阳市公路管理段文书处理制度》,现予印发,请各单位认真贯彻执行。

     特此通知
 

     附:当阳市公路管理段文书处理制度

  

                                                                       二〇〇七年九月二十六日


    主题词:印发    文书处理制度    通知                                                                                            
    当阳市公路管理段                                                             2007年9月26日印发   

  当阳市公路管理段文书处理制度

     为了进一步加强文书处理工作,建立规范的文书秩序,根据有关规定并结合本段实际,特制定本制度。
     一、文书处理原则
     文书处理要坚持及时、准确、完整、保密的原则。
     二、文书的承办单位
      段办公室是本段文书处理工作和档案管理工作的综合单位,负责一切文书收拆、登记、审核、印发、转办、立卷、保管、调阅等工作。各股室和段属单位要明确兼职文书处理人员,具体承办本股室(单位)的日常文书处理工作。
      三、文书处理的基本任务
      1、文书的收拆、登记和转办;
      2、文件的审核、校对、印制和发放;
      3、文件材料的平时归卷、保管和提供借阅;
      4、文件材料的系统整理、编目和归档工作;
      5、领导交办的其它工作任务。
     四、公文名称和作用范围
      本段使用的公文主要有以下几种:
      1、请示:请示上级机关工作中给予指示或要求审核、批准和帮助解决的事项用“请示”。
      2、报告:向上级机关汇报工作、反映情况、答复查询、陈述意见,或对上级交办的事项报告处理结果等用“报告”。
      3、通知:转发上级文件,批转上级报告、纪要,传达领导指示、布置工作,要求下级执行或知晓的事项,用“通知”。
      4、通报:推广经验,表彰好人好事,制止违法乱纪行为,批评缺点错误,需要有关单位和人员知晓的,用“通报”。
      5、布告、通告:对本段职工应当知晓或应当遵守的事项,用“布告”;对一定范围内(本段职工、机关、团体)公布的一般事项,用“通告”。
      6、批复:对下属请示或报告事项的答复,用“批复”。
      7、公告:需要公布的重大事情,用“公告”。
      8、函:平行机关或不相隶属机关之间,商洽工作、答复询问、请求,用“函”;向下级机关的解释、询问、更正、催办和答复某些事务性问题可用“函”。
     五、公文的规格形式及要求
      1、文书纸形大小:一律采用A4纸。一般采用横写横排,左侧装订。
      2、拟稿发文时,除综合性的报告和批示外,应当严格执行一文一事制度,禁止在一个文件中包括不相干的几件事。“报告”和“请示”应分开,事前请示,事后报告。
      3、行文拟稿和签发核稿一律使用钢笔(蓝黑、碳素墨水),禁止用铅笔、圆珠笔、复写纸书写和红墨水等易退色的笔书写。公文底稿要工整清楚,修改较乱的要清稿。
      4、公文内容涉及党和国家机密的,应根据机密程度,在文件标题右上角注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。公文内容在时间上要求紧急的,应根据紧急程度,在文件标题右上角分别注明“急”、“特急”字样。
      5、公文的“日期”和“用印”:任何文书均需写明发文机关的名称和发文的年、月、日,并加盖公章。印章应盖在公文日期的中间。
      6、行文如带有附件,应标明附件的名称和数量,书写位置应在日期和正文的中间。
     六、收文处理程序及要求
      1、办公室登记、填写文书处理单,外单位来文和段属单位(股室)来文分别填写“当阳市文书处理单”和“当阳市公路管理段内部文书处理单”;外来电话通知由电话接听人填写市段“电话记录簿”;
      2、外单位来文和电话通知由分管办公室领导签署批示;段属单位(股室)来文由承办人签字后交单位(股室)负责人审核,并在收文处理单上签字,再交分管领导签署拟办意见;
     3、呈交段长阅示;
     4、根据领导签批意见流传办理,需要由职能部门传阅的文件,一般采取轮辐式流转各传阅部门,由部门负责人传阅后签字或填写意见;需部门办理的文件,且内容、要求具体的,可将复印件转送给承办部门,但承办部门负责人须在原件《文书处理单》上“阅文人签字”栏中签收。办公室文件收发员要及时掌握文件行踪,流传结束后由收发员填写办理结果并交档案管理员归档。电子文档需打印成为文书文本后按以上程序处理。
      5、文件传阅时限性强,各传阅部门和段相关领导要及时阅签,并及时返回,以免影响下一环节阅文。文件传阅过程中允许在经办部门和承办人手中存放一天。
     七、 发文处理流程及要求:
     凡以“当阳市公路管理段党总支”和“当阳市公路管理段”名义印发的党政红头文件,须按照发文办理的基本流程处理,即由承办部门拿出处理意见并代拟文稿,填写市段“发文稿签”,交办公室核稿审阅,分管领导审批,段长签发后办公室缮印、上报或下发。发文发出之前,文件收发员要对文件版头、文号、称谓、发放范围、版记以至用印等进行认真检查校对,并进行注发登记和分发登记。
      八、文书的检查催办
      具有时限或段领导批明处理时限的文件,应依据时限处理。主管领导和各科室、段属单位负责人应对承办的处理情况经常进行检查、催办,阅办人员要及时在文书处理单上签注,注明承办情况,否则不予归档。办公室文件收发员负责段内文件的催办,经办人员负责对外文件催办,到期尚未办妥的,应了解原因,情况严重的应报告领导处理。
     九、文件的立卷归档
      1、 全段在工作中形成的文书,包括收文、发文底稿,段务会议记录,重要电话记录、决议、纪要、工作总结、计划、报表、照片、图表和有保存价值的资料,都必须由相关股室收集齐后,分类整理,按规定立卷,于每年四月以前送交办公室档案管理员归档。
      2、一般文件归档除原稿外,可留二至三份。除将原稿和正本一份一并立卷外,还可把一份或几份抄本,另行保存以供调阅。
      3、文书借阅要有登记,按时归还,对标有“秘密”件需外借的,要请求领导并在借出前当面说明注意事项。

 
 
 

 

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